FORARBEID
- Bestem dato(er) for arrangementet, og sjekk om det er konkurrerende arrangementer i samme periode.
- Sjekk om arealet dere ønsker er ledig, og få avklart om arealet er egnet til deres formål.
- Lag organisasjonsplan, med klart definerte ansvarsområder. (Økonomi, markedsføring, informasjon, program/booking, personell/frivillige, teknisk produksjon, sikkerhet, renhold, catering, transport mv.).
ØKONOMISK PLANLEGGING
- Lag et mest mulig realistisk budsjett.
- Få oversikt over støtteordninger på feltet (Ta kontakt med Kulturkontoret).
- Sponsorer
- Kontrakter (Leverandører). Få inn pristilbud fra forskjellige leverandører. Husk at «i siste liten bestillinger» svært ofte blir veldig mye dyrere.
PRAKTISK PLANLEGGING
- Hvilken risiko er knyttet til gjennomføring av arrangementet? Lag ROS- analyse
- Produser søknader/innhent alle nødvendige tillatelser.
- Lag produksjonsplan.
- Tenk igjennom hvilket behov dere måtte ha utover scene, telt, lyd og lys. Eks. i forhold til energiforsyning, inngjerding, trucker, lifter, hotellbestilling etc.
- Nabovarsler
GJENNOMFØRING
- Sørg for at det i forkant av arrangementet foreligger en detaljert produksjonsplan, med dato, klokkeslett, som for eksempel beskriver rigg start, antall riggere, lydprøver, transport, rydding, vakthold etc. Dette gjelder også når selve arrangementet er slutt, og alt skal rigges ned!
ETTERARBEID
- Evaluering av gjennomføring i forhold til planverk. Beskrivelse av avvik.
- Økonomi. Betal regninger, og sørg for fakturering av utestående fordringer.