- Arrangement - inndeling i type og aktivitet
- Prosedyre A: Mindre arrangement med f. eks kor/korps, teater/dansegrupper, band.
- Prosedyre B: Mindre arrangement med tilleggskrav.
- Prosedyre C: Større arrangement.
- Prosedyre D: Gjentatte arrangementer
- Hvem kontaktes og når?
- Spesielle forhold
Arrangement - inndeling i type og aktivitet
Før det søkes om tillatelse til et arrangement, er det viktig å definere hvilken type arrangement det søkes tillatelse til. Prosedyrekrav vurderes ikke bare ut ifra grad av stengning av trafikkarealer, men også forventet publikumspotensial, beliggenhet, publikumsprofil etc. - slik at krav til sikkerhetstiltak/prosedyrer vil bli vurdert i hvert enkelt tilfelle.
Vi har valgt å dele inn arrangementene i tre hovedtyper og du finner informasjon om disse og søknadsskjema under.
Prosedyre A: Mindre arrangement med f. eks kor/korps, teater/dansegrupper, band.
Forenklet søknad, du finner søknadsskjema her.
Arrangør:
- sender inn forenklet søknad
Kulturkontoret:
- avklarer om arealet er ledig, og reserverer arealet.
- behandler søknaden og gir tilbakemelding til arrangør
Prosedyre B: Mindre arrangement med tilleggskrav.
Krever ett eller flere av følgende:
- begrenset eller full stenging av trafikkarealer
- skjenketillatelse
- bistand fra Teknisk Drift som feiing etter arrangement, skilting, stenging mm.
- godkjenning av telt som skal stå mer enn 2 dager (gjelder ikke Torget)
Fremgangsmåte:
Arrangør:
- sender inn forenklet søknad, du finner søknadsskjema her.
Kulturkontoret:
- avklarer om arealet er ledig, og reserverer arealet.
- videresender søknad til kommunal saksbehandling. Kommunen gir tilbakemelding til arrangør med kopi til:
- Politiet
- Brannvesenet
- Andre involverte forvaltere/myndighetsetater.
Prosedyre C: Større arrangement.
Fremgangsmåte:
- Arrangør sender søknad om arealreservasjon inkl. opp/nedriggsperiode til Kulturkontoret, evt.Teknisk drift.
- Kulturkontoret sender utgående brev til arrangør (som inneholder enten avslag på bruk av areal, eller bekreftelse på arealreservasjon, med krav om fullstendig søknad).
- Søknadsskjema finnes her.
- Arrangør må i tillegg sende egen søknad om arrangementstillatelse til politiet. https://www.politiet.no/tjenester/arrangementer/ .
- Det må sendes en egen melding om arrangementet til brannvesenet. Dette gjøres på brannvesenets hjemmeside: https://brannsor.no/skjemaer
- Kulturkontoret innkaller ved behov arrangør og berørte enheter for å få avklart eventuelle mangler, alternative løsningsforslag, pålegg om ekstra tiltak, endring av rammebetingelser.
- Kommunen gir arealtillatelse med eventuelle krav/merknader på søknad. Kopi på vedtak sendes også til brann og politi.
Andre involverte forvaltere/myndighetsetater.
§ 7-1 Søknadsplikt for arrangement på offentlig sted
Den som på offentlig sted vil holde arrangement som overveiende er av underholdningsmessig, kunstnerisk, selskapelig eller kommersiell art, og som har et omfang som vil medføre behov for betydelige ferdselsreguleringer eller vakthold, må søke om dette innen 2 måneder i forkant som hovedregel.
§ 7-1 Søknadsplikt for arrangement på offentlig sted
Den som på offentlig sted vil holde arrangement som overveiende er av underholdningsmessig, kunstnerisk, selskapelig eller kommersiell art, og som har et omfang som vil medføre behov for betydelige ferdselsreguleringer eller vakthold, må søke om dette innen 2 måneder i forkant som hovedregel.
Søknadsskjema skal inneholde beskrivelse av følgende:
1. Aktivitet
1.1 Universell utforming. (Tilgjengelighet for personer med nedsatt funksjonsevne.)
1.2 Kulturelt innhold
1.3 Søppelhåndtering og renhold
1.4 Miljø (bruk av høyttaleranlegg, håndtering av farlige stoffer ol.)
1.5 Matservering, alkohol, aldersgrenser
1.6 Metode for festeanordninger/ sikring av byggverk og installasjoner
1.7 Spesielle forhold? (Pyro, gass etc.)
1.2 Kulturelt innhold
1.3 Søppelhåndtering og renhold
1.4 Miljø (bruk av høyttaleranlegg, håndtering av farlige stoffer ol.)
1.5 Matservering, alkohol, aldersgrenser
1.6 Metode for festeanordninger/ sikring av byggverk og installasjoner
1.7 Spesielle forhold? (Pyro, gass etc.)
2. Arealdisponering
2.1 Detaljert arealplan som bl.a. viser utrykningstraseer, sceneplassering, publikumssoner,
sanitet, telt, toaletter etc. med enkel beskrivelse av byggverk og installasjoner.
2.2 Trafikkplan. (Vegstenging/trafikkdirigering/skiltplaner/parkeringsarealer mv.)
2.1 Detaljert arealplan som bl.a. viser utrykningstraseer, sceneplassering, publikumssoner,
sanitet, telt, toaletter etc. med enkel beskrivelse av byggverk og installasjoner.
2.2 Trafikkplan. (Vegstenging/trafikkdirigering/skiltplaner/parkeringsarealer mv.)
3. Sikkerhet
3.1 Hva kan skje? ROS- analyse (Risiko og sårbarhetsanalyse).
3.2 Hvordan forebygge dette? HMS- plan.
3.3 Hva gjør du hvis uhellet allikevel er ute? Beredskapsplan (ses ift ROS analysen).
3.4 Opplæring av arrangørstaben
3.2 Hvordan forebygge dette? HMS- plan.
3.3 Hva gjør du hvis uhellet allikevel er ute? Beredskapsplan (ses ift ROS analysen).
3.4 Opplæring av arrangørstaben
4. Tidspunkt
4.1 Stengningsperiode inkl. opp- og nedrigg.
4.2 Arrangementets åpningstid.
4.3 Tilbakelevering/overtakelse av areal.
Prosedyre D: Gjentatte arrangementer
Ved gjentatte arrangementer (3 eller flere) av mindre eller større omfang må det senest 1.april eller 3 mnd. før første arrangement sendes en oversikt over antall arrangementer med sted og datoer. Senest 1 mnd. før må det sendes enten fullstendig eller forenklet søknad ut i fra
arrangementstype. I søknaden skal det foreligge konkrete planer for artister mm. Søkere med fast tilknytning til Kvinesdal, samt lokale tradisjonsrike arrangement skal prioriteres.
Hvem kontaktes og når?
Dersom man ønsker å arrangere et utearrangement i Kvinesdal tar man så snart som mulig kontakt med Kulturkontoret.
Telefon 38 35 77 00 eller e-post: post@kvinesdal.kommune.no
Kulturkontoret registrerer «bestillingen» og avklarer om arealet er ledig. Man vil også få råd/veiledning i den videre prosessen.
Spesielle forhold
Vakthold
Arrangør må opplyse i søknaden hvordan vakthold er planlagt organisert og hvilket vaktselskap som det er inngått avtale med. Politiet må kontaktes vedrørende dette.
HMS
Arrangør er ansvarlig for HMS -dokumentasjon i egen organisasjon, samt at HMS- tiltak kan dokumenteres hos underleverandører.
Skjenketillatelse
Ved eventuell skjenking av alkohol må dette søkes om særskilt. Digital søknad sendes: Kvinesdal kommune.
Matservering
Ved eventuell matservering knyttet til arrangementet, må arrangør selv vurdere om det nødvendig å registrere matsalget hos Mattilsynet. For mer informasjon se:
https://www. mattilsynet.no/mat/matservering/kortvarig-salg-av-mat.
Fyrverkeri
I tillegg til søknad om areal, må det innhentes særskilt godkjenning fra politiet og brannvesenet. Benytt skjemaet: «for avbrenning av pyroteknisk vare» som ligger på brannvesenets hjemmeside: https://www.brannsor.no/skjemaer
Det skal først søkes til politi. Etter de har godkjent søknaden, må ansvarlig søker sende skjemaet videre til BvS. Brannvesenet setter vilkår som må overholdes ved oppskytning.
Det er bare ved helt spesielle anledninger disse vil innvilges da fyrverkeri i utgangspunktet kun skal skytes opp mellom 18.00 og 02.00 på nyttårsaften jf. politivedtektene § 2-4.
Bruk/oppbevaring av gass i forbindelse med arrangement.
Bruk/oppbevaring av gass skal fremkomme i ROS-analysen, og skal meldes inn via ALTINN. Kontakt brannvesenet for befaring. (Se: https://www.brannsor.no/ eller ta kontakt på e-post: post@brannsor.no.)
Bruk/oppbevaring av gass skal fremkomme i ROS-analysen, og skal meldes inn via ALTINN. Kontakt brannvesenet for befaring. (Se: https://www.brannsor.no/ eller ta kontakt på e-post: post@brannsor.no.)
Bålbrenning. (St. Hans og lignende)
I tillegg til søknad om areal, må arrangør sende melding til brannvesenet. Benytt webskjema. Høyttalerbruk. Se vedlegg 2. Lydreglement/høyttalerbruk for utendørs arrangementer i Kvinesdal kommune, med tillegg av vedlegg 4. Politivedtektene for Kvinesdal kommune.
I tillegg til søknad om areal, må arrangør sende melding til brannvesenet. Benytt webskjema. Høyttalerbruk. Se vedlegg 2. Lydreglement/høyttalerbruk for utendørs arrangementer i Kvinesdal kommune, med tillegg av vedlegg 4. Politivedtektene for Kvinesdal kommune.
Film- TV produksjon.
Benytt prosedyre A eller C, avhengig av kompleksitet, og behov for tilrettelegging.
Benytt prosedyre A eller C, avhengig av kompleksitet, og behov for tilrettelegging.
Skiltplaner
Hvis trafikkarealer skal sperres av eller trafikk omdirigeres, må arrangøren utarbeide en skiltplan som skal godkjennes av teknisk drift.
Hvis trafikkarealer skal sperres av eller trafikk omdirigeres, må arrangøren utarbeide en skiltplan som skal godkjennes av teknisk drift.
Markedsføring
Om arrangør ønsker markedsføring for arrangementet på kommunens nettside over arrangementer: https://www.visitsorlandet.com/kvinesdal/hva-skjer/ kan det registreres her: https://events-submission.newmindmedia.com/lister.
Om arrangør ønsker markedsføring for arrangementet på kommunens nettside over arrangementer: https://www.visitsorlandet.com/kvinesdal/hva-skjer/ kan det registreres her: https://events-submission.newmindmedia.com/lister.